隨著國家司法改革的逐步深入，司法透明和公正受到廣泛的關(guān)注，涉案卷宗管理工作的規(guī)范化得到了各級(jí)司法機(jī)關(guān)的重視。做好卷宗的管理工作，完善案件卷宗歸檔管理，能夠促進(jìn)司法機(jī)關(guān)規(guī)范化辦案，提高司法機(jī)關(guān)的執(zhí)法形象。

    經(jīng)過系統(tǒng)的調(diào)研，我公司發(fā)現(xiàn)，目前司法機(jī)關(guān)卷宗管理工作存在的困難和問題如下：

    1.案卷規(guī)范管理文件多，廳局處隊(duì)的要求各有不同，基層單位執(zhí)行時(shí)缺乏具體流程引導(dǎo)；案卷規(guī)范管理落地抓手少，不能有效的引導(dǎo)、幫助工作人員及時(shí)完成規(guī)范整理，缺少技術(shù)輔助手段。

    2.案卷借用歸還登記混亂，常有工作人員因?yàn)榘妇頂?shù)量眾多忘記借還登記手續(xù)；案卷室管理人員不足，甚至歸檔工作也是承辦人自己到卷宗室完成。

    3.業(yè)務(wù)部門往往忙于處理案件,而無暇案卷的保管整理；案件辦結(jié)后不及時(shí)歸檔，歸檔案卷質(zhì)量不合格等問題普遍存在。

    為解決卷宗分散式存放、辦案進(jìn)度管控不全面、卷宗保管的安全性和規(guī)范性難于保障、辦案人員工作效能不便統(tǒng)計(jì)等弊端，我公司應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)無線射頻技術(shù)、智能存儲(chǔ)技術(shù)、信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，推出了創(chuàng)興“卷宗管理系統(tǒng)”（簡稱“卷宗管理系統(tǒng)”），通過系統(tǒng)智能控制卷宗的存放與領(lǐng)取,實(shí)現(xiàn)對(duì)卷宗的安全保管和規(guī)范管理,也可對(duì)辦案人員的工作量等工作效能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總。

功能模塊

1.案件維護(hù)

    在案件維護(hù)模塊可以對(duì)案件進(jìn)行添加、修改、刪除、查詢以及在案件下添加卷宗等操作。添加案件時(shí)，根據(jù)案件下的卷宗添加情況呈現(xiàn)不同的案件狀態(tài)，有已入庫、處理中、待入庫、應(yīng)入庫四種狀態(tài)。有卷宗的案件為已入庫狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后7天內(nèi)為處理中的狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后30天內(nèi)為待入庫的狀態(tài)；沒有卷宗的案件添加后超過30天為應(yīng)入庫的狀態(tài)，應(yīng)入庫狀態(tài)可以更改為待入庫狀態(tài)，管理員可以根據(jù)案件狀態(tài)的提醒進(jìn)行卷宗的添加。

2.卷宗管理

    在卷宗管理模塊可以對(duì)卷宗進(jìn)行添加、修改、刪除、查詢以及調(diào)閱、歸還、卷宗處理等操作。添加卷宗時(shí)，可以給每個(gè)卷宗制作一個(gè)電子標(biāo)簽，當(dāng)卷宗出入卷宗室時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別電子標(biāo)簽并記錄；對(duì)于未經(jīng)授權(quán)的卷宗出入庫，系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別并聯(lián)動(dòng)攝像頭進(jìn)行報(bào)警抓拍，數(shù)據(jù)及抓拍照片上傳到服務(wù)器備查。

3.操作記錄查詢

    通過系統(tǒng)可輕松查閱卷宗所有的出入信息，包括出入時(shí)間，借閱人等，實(shí)現(xiàn)了卷宗流轉(zhuǎn)的可追溯化管理。

4.統(tǒng)計(jì)分析

系統(tǒng)可以對(duì)案件、卷宗及其存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。根據(jù)案件的類型及狀態(tài)進(jìn)行案件的統(tǒng)計(jì)；根據(jù)卷宗的種類、狀態(tài)和卷宗的操作進(jìn)行卷宗的統(tǒng)計(jì)；對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的使用情況和使用率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)時(shí)生成統(tǒng)計(jì)圖并能導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)列表。

5.快速盤點(diǎn)

    系統(tǒng)自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，詳細(xì)記錄在庫卷宗數(shù)量及存儲(chǔ)位置、已出庫卷宗數(shù)量及相關(guān)信息，卷宗信息一目了然；通過專用手持式自動(dòng)掃描盤庫設(shè)備，通過遠(yuǎn)距離批量識(shí)別卷宗電子標(biāo)簽，可輕松實(shí)現(xiàn)在庫卷宗的盤庫，節(jié)約人力物力，提高工作效率。

6.審批管理

    對(duì)于重要、秘密卷宗，系統(tǒng)可設(shè)置審批權(quán)限，未經(jīng)審批許可的卷宗出入庫，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警；審批負(fù)責(zé)人可通過卷宗網(wǎng)頁版對(duì)相關(guān)卷宗的出入庫進(jìn)行無紙化遠(yuǎn)程審批，提高效率。

7.卷宗管理三級(jí)聯(lián)網(wǎng)

   系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)省市縣三級(jí)聯(lián)網(wǎng)，上級(jí)部門可通過系統(tǒng)直接查看相關(guān)卷宗的保管情況，實(shí)現(xiàn)了信息化，規(guī)劃化，透明化的管理。

8.存儲(chǔ)設(shè)備智能化管理

系統(tǒng)與智能密集柜、智能柜等存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，可遠(yuǎn)程查看柜內(nèi)卷宗存儲(chǔ)狀態(tài)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備、控制溫濕度設(shè)備等，提高了智能化水平。

9.系統(tǒng)管理

在系統(tǒng)管理模塊可以添加部門及用戶并設(shè)置用戶的權(quán)限；在系統(tǒng)參數(shù)管理設(shè)置審批、配置關(guān)聯(lián)的硬件參數(shù)。

10.首頁管理

系統(tǒng)首頁有各種提醒，如審批卷宗提醒、異常出入提醒、逾期未歸還提醒、超期卷宗提醒等。